Obsah
- Majte lístkový systém
- ... Alebo aspoň na vyhradenú adresu
- Menej s
- Poskytnite informácie o známych chybách
- Vytvorte fórum
- Odpovedzte osobne
- Poskytnite časový rámec
- Vyhľadajte spätnú väzbu
- Dont tolerovať zneužívanie
- Buďte profesionálni
Zdroj: Esignn / Dreamstime.com
Zobrať:
IT oddelenia majú vždy veľa na svojich doskách. Tu je niekoľko spôsobov, ako zabezpečiť hladší chod vecí a lepšie výsledky.
Pre mnoho spoločností slúži IT oddelenie ako chrbticové a nervové centrum, ktoré udržiava hladký tok informácií v celom systéme. IT oddelenie má jedinečné postavenie v hierarchii spoločnosti. Jej úloha nie je nevyhnutne spojená s hlavnými činnosťami spoločnosti (v skutočnosti všetky typy spoločností majú IT oddelenia, od potravín po módu), ale nie sú nezávislé od ostatných oddelení.Aj keď IT pracovníci nie sú nevyhnutne podriadení iným zamestnancom, zachovávajú si určitý druh zákazníckeho servisu. Poskytovanie IT podpory zamestnancom je dôležitou úlohou každého oddelenia IT v spoločnosti. To umožňuje ľuďom v spoločnosti efektívne vykonávať svoje úlohy a zvyšovať produktivitu spoločnosti. Ako teda môžu robiť túto prácu lepšie? Tu je 10 tipov, ktoré by mali zvážiť všetky oddelenia IT. (Práca v oblasti IT má svoje nevýhody. Prečítajte si viac v 10 dôvodoch, prečo sa nemusí stať IT chlapcom.)
Majte lístkový systém
Mnoho veľkých spoločností, ktoré poskytujú technickú podporu svojim klientom, majú systém cestovných lístkov, ktorý sleduje ich úlohy a sleduje pokrok v akejkoľvek práci. Jednoduchý systém lístkov môže pomôcť organizovať oddelenie aj v prípade, že jeho technici nestratia prehľad o tom, čo treba urobiť. Najzákladnejšou vecou, ktorú by mal mať systém lístkov, je schopnosť automaticky reagovať pomocou čísla lístka a poľa „poznámky“, aby technici mohli zaznamenať dôležité informácie o postupe lístka.... Alebo aspoň na vyhradenú adresu
Niektoré spoločnosti nemusia mať zdroje (alebo chcú) mať plne funkčný systém lístkov. Dobrou alternatívou by bolo zriadenie vyhradenej adresy pre otázky a podporu, s automatickou odpoveďou pre nové.Menej s
Trávte čas zodpovedaním správnych otázok v jednej alebo v niekoľkých prípadoch. Problém, ktorý majú mnohí IT pracovníci, je ten, že majú tendenciu strácať hodiny, keď píšu iba raz a dozadu. Napríklad, ak dostanú príslovie „Nemôžem sa dostať“, môžu vypnúť rýchlu odpoveď s textom „Aké zariadenie používate?“ ktorý potom môže dostať odpoveď „Môj laptop“, na ktorú budú odpovedať „Čo je to OS?“ To môže doslova trvať celý deň. Namiesto toho by IT malo mať čas na to, aby zabezpečilo, že dostanú všetky informácie, ktoré potrebujú, do jednej, a potom poskytne jednu odpoveď. Strávenie pár minút odpoveďou na osobu môže pomôcť skrátiť nekonečné spätné rozhovory.Poskytnite informácie o známych chybách
Zadajte stránku Časté otázky alebo „Známe chyby“. Väčšina ľudí má rovnaké problémy ako ostatní používatelia. Poskytnutím FAQ pre každého, alebo stránky, ktorá obsahuje podrobné informácie o známych chybách (a o tom, čo sa s nimi robí), môže oddelenie IT obmedziť opakujúce sa otázky, na ktoré musia odpovedať - nehovoriac o nepriateľstve, či sú problémy je adresovaný.Vytvorte fórum
Pre väčšie spoločnosti s veľkou užívateľskou základňou môže mať zmysel vytvoriť fórum, na ktorom môžu ľudia uvádzať svoje problémy alebo obavy. To umožňuje zamestnancom navzájom reagovať a pomáhať si navzájom.Odpovedzte osobne
Vyzerá to ako jednoduchá - alebo dokonca logická - vec, ale mnoho IT oddelení stále používa "tím" alebo "váš tím podpory" pri vybavovaní žiadostí. Toto nie je nepríjemné iba pre mnohých používateľov, ale môže to tiež znieť ako oddelenie, ktoré sa snaží vyhnúť zodpovednosti a zodpovednosti. Ak pracovníci IT odpovedia na každú žiadosť osobne a uvedú svoje mená, pomôže to zamestnancom cítiť sa, že žiadosť bude vybavená, a tiež im poskytne spôsob, ako niekoho chytiť, keď skutočne potrebujú pomoc.Poskytnite časový rámec
Dajte ľuďom vedieť, kedy bude problém vyriešený. Opäť je to niečo, čo sa môže zdať ako zdravý rozum, ale len málo ľudí v skutočnosti urobí čas osobe, ktorá žiada o podporu, keď bude problém vyriešený. Nielenže je to zdvorilé, ale tiež dáva časovú pečiatku a papierovú stopu, ak by sa vyskytli ďalšie problémy.Vyhľadajte spätnú väzbu
Akékoľvek oddelenie alebo spoločnosť chce vedieť, ako sa darí a ako môže zlepšiť svoje služby. Po vyriešení žiadosti je dobré požiadať o spätnú väzbu od zamestnanca. Pripravte si odkaz na formulár alebo sa jednoducho opýtajte, čo si myslia o službe.Dont tolerovať zneužívanie
Je ľahké pre ľudí frustrovať, najmä pre tých, ktorí pracujú vo vysokotlakových zamestnaniach. V niektorých prípadoch to môže znamenať, že frustrácia bude spôsobená iným ľuďom, napríklad IT zamestnancom.Aj keď mnohí vedúci pracovníci vnímajú zamestnancov IT oddelenia ako podriadených, neznamená to, že sú zamestnancami. Manažéri a vedúci oddelení IT by nemali tolerovať zneužívanie zo strany iných oddelení, najmä tých, ktorí verbálne zneužívajú zamestnancov.Buďte profesionálni
Pretože oddelenia IT sa zaoberajú väčšinou vnútornými záležitosťami, pri vybavovaní žiadostí je ľahké byť príležitostné alebo dokonca nepríjemné. Personál IT by však mal pri reagovaní na žiadosti vždy projektovať profesionálny alebo dokonca priateľský tón. Zdvorilosť môže ísť dlhú cestu.Toto je len niekoľko tipov, ako pomôcť oddeleniam IT poskytovať svojim firmám lepšie služby. Ak máte ďalšie tipy, podeľte sa o ne @Techopedia.