Obsah
- Nastavte očakávania
- Spravovanie očakávaní
- Podporte komunikáciu
- Žiadne chyby, žiadny stres - Váš sprievodca krok za krokom k vytvoreniu softvéru na zmenu života bez zničenia vášho života
- Tvárou v tvár nepriazni
- Kľúč k hladkému riadeniu projektov
Zobrať:
Najväčší problém, ktorému čelia mnohé oddelenia IT, nie je technický - jeho osobný.
Jeden z najväčších netechnických problémov ovplyvňujúcich väčšinu podnikových IT oddelení je tiež jednoduchý. Pokiaľ ide o prácu s koncovými používateľmi, každý musí byť na tej istej stránke a musí vedieť, čo sa dá urobiť - a kedy. A je tu kľúč: riadenie očakávaní koncových používateľov. Znie to jednoducho, ale zvyčajne to môže viesť k tomu, aby sa veci zjednodušili, keď sa jedná o ľudí, ktorí každodenne používajú skupinu aplikácií.
IT oddelenia, ktoré zlyhajú v tejto jednej veci, môžu skutočne trpieť, pretože problémy sa prejavujú v nevôle voči oddeleniu. Vďaka tomu sú projekty pre všetkých ťažšie. (Viac informácií o podpore nájdete v 10 tipoch na poskytnutie lepšej podpory IT.)
Nastavte očakávania
Ak ste už nejaký čas pracovali v oblasti IT, pravdepodobne si môžete predstaviť projekty, lístky a uvedenie na trh, pri ktorých je oddelenie IT obviňované z toho, že projekt, vstupeniek alebo spustenie neskoro, nie to, čo sa požadovalo na začiatku, alebo len holý nie je dosť dobrý. Ak očakávania komunity konečných užívateľov (EUC) nie sú v súlade s konceptom reality - alebo dokonca len trochu skresleným -, ich kritika môže byť nevítaným rozptýlením.
Dokonca aj jednoduché veci, ako napríklad nový používateľský účet, môžu spôsobiť rozpory medzi oddeleniami - alebo dokonca obrovský spor medzi úradmi. Najlepším spôsobom, ako tomu zabrániť, je vytvoriť realistické očakávania a vždy ich splniť. To znamená, že IT musí zamestnancom povedať, ako dlho bude trvať projekt a čo možno očakávať po jeho dokončení. Či už v kancelárii pre päť osôb alebo v nadnárodnom konglomeráte, informujte tých, ktorí budú využívať zdroje IT o tom, čo IT oddelenie môže a nemôže robiť. Vo väčšine prípadov problémy nevyplývajú z toho, čo IT dosahuje, ale z toho, čo ostatní zamestnanci veria, že by to malo byť schopné urobiť. Útvary, ktorým sa možno vyhnúť takémuto odpojeniu, povedú dlhú cestu k tomu, aby sa vyhli syndrómu „viny IT“.
Spravovanie očakávaní
Jedným z najlepších spôsobov, ako začať riadiť očakávania komunity koncových používateľov, je implementácia politiky poskytovania dohôd na úrovni služieb (SLA) pre všetky služby. Mnoho ľudí v technických oblastiach spája SLA s externými predajcami, ale tú istú mentalitu možno použiť aj pre interných zákazníkov - a mali by byť. Koncoví užívatelia tak získajú rámec toho, čo môžu očakávať, keď požadujú služby, a udržia každého, ak nie na tej istej stránke, aspoň v tej istej kapitole.
Väčšina softvérových balíkov s problémovými lístkami obsahuje moduly na nastavenie SLA. Ak už máte SLA pre svojich interných zákazníkov, potom vám blahoželám, vaše oddelenie je už na správnej ceste.
Podporte komunikáciu
Teraz, keď ste položili základ, musíte pokračovať v komunikácii. Pokiaľ ide o dlhodobé aj krátkodobé projekty, je nevyhnutné udržiavať všetky strany v kruhu o pokroku a neúspechoch. Očakávania sa môžu obracať srdcom a ak ste radi, že ste boli pri spustení projektu, ak vám vyprší časová os, ktorú ste nastavili, veci sa môžu rýchlo zhoršiť. Veľmi málo vecí zničí dobrú vôľu, ktorú IT pracovalo na dosiahnutí rýchlejšej ako nesprávnej komunikácie a nedodržania termínov.
Jo, a ak vynecháte termín, mali by ste lepšie a rýchlo oznámiť rýchly a primeraný dôvod oneskorenia. Udržiavanie otvorených komunikačných spojení pomôže vyhnúť sa prehrabávaniu peria a zabezpečí, aby sa všetci cítili lepšie, ako sa projekt blíži. Ak od vás vaši koncoví používatelia nepočujú, môžu predpokladať, že je všetko hladné. Ak sa ukáže, že to tak nie je, budete ich vo veľkej miere zlyhať tým, že nesplníte ich očakávania.
Žiadne chyby, žiadny stres - Váš sprievodca krok za krokom k vytvoreniu softvéru na zmenu života bez zničenia vášho života
Nemôžete zlepšiť svoje programovacie schopnosti, keď sa nikoho nezaujíma o kvalitu softvéru.
Tvárou v tvár nepriazni
Po dosiahnutí harmónie s komunitou koncových používateľov a všetci spolupracujú, môžete si myslieť, že ste dosiahli pracovisko nirvana. Nie tak rýchlo. Zrazu server alebo (tu vložte relevantný výpadok) trpí nejakým katastrofickým zlyhaním a máte kritický systém mimo prevádzky. Toto je ďalšia šanca zvládnuť vaše očakávania koncových používateľov, aby sa minimalizovalo rozptýlenie, ktoré pomôže vyriešiť výpadok rýchlo a bez ďalších problémov.
Ak to neurobíte, zaplavia vás hlásenia o výpadkoch a nevyhnutnosť „Ako dlho to bude fungovať?“ otázky. To sa podarí iba v ohni plamene frustrácie.
Tu je, čo robiť: Ak dôjde k výpadku, musíte mať viac ako jednu metódu, ako dostať slovo preč. Malo by to byť tiež dôsledné a čestné. Takže, ak hovoríte, že výpadok sa vyrieši o dve hodiny, vaši koncoví používatelia budú očakávať, že bude dokončený v tomto časovom rámci. To znamená, že by ste sa nemali vyhýbať optimistickým odhadom, aby boli ľudia šťastní. Navyše, ak problém teraz postihuje vašich koncových používateľov, stanovte prioritu jeho odstránenia. Ak sa tento výpadok vyrieši včas, môžete sa vy a váš tím vrátiť k plánovanému programovaniu.
Kľúč k hladkému riadeniu projektov
Zlá krv sa často vyvíja smerom k oddeleniam a následne v nich. Toto je najbežnejšie, keď oddelenie IT a jeho koncoví používatelia nekomunikujú a keď oddelenie IT nedokáže riadiť a splniť očakávania týchto koncových používateľov. Manažér projektu IT, ktorý dokáže ovládať umenie nastavenia a splnenia očakávaní, sa nemusí starať o to, aby sa koncoví používatelia snažili udržiavať spokojnosť - to príde prirodzene. (Chcete sa vyšplhať na rebríček IT kariéry? Prečítajte si Ako sa stať riaditeľom IT: Tipy z vrchu.)